DMS riešenia: Čo by ste o nich mali vedieť?

Ku fungovaniu každej firmy neodmysliteľne patria aj najrôznejšie typy dokumentov. Množstvo z nich je skladovaných vo fyzických archívoch, iné sa zase neustále prenášajú alebo používajú na vytváranie iných, nových dokumentov. Aby však práca s nimi zodpovedala modernej dobe, bola pohodlnejšia a efektívnejšia, existujú DMS riešenia. Document Management System spravuje a najmä uľahčuje prácu s dokumentmi, papierovými, ale aj tými elektronickými.

 

Čo je DMS?

Systém, ktorý firmám a jednotlivcom umožňuje vytvárať, uskladňovať, distribuovať dokumenty, uľahčuje vyhľadávanie v archívoch a kolaboráciu na dokumentoch či projektoch. Ide o moderné riešenie pre firmy akýchkoľvek veľkostí, ktoré chcú posunúť svoju prácu s dokumentami na nový level, potrebujú sprehľadniť, zjednodušiť, zefektívniť, ale aj vylepšiť spoluprácu v tímoch. DMS poskytuje priestor na ukladanie dokumentov v digitálnej forme, ktoré sú následne prístupné vybraným užívateľom a rýchlo vyhľadateľné podľa kľúčových slov. Výber toho správneho DMS riešenia tak môže byť pre každú firmu rozhodujúcim elementom efektivity práce.

 

Prečo je dôležitý?

Prijatá pošta, faktúry, zmluvy, ale aj doklady či marketingové materiály sú súčasťou každej firmy. V tomto smere však veľmi jednoducho môže nastať chaos vrcholiaci v informačnom šume medzi zamestnancami či oddeleniami. Vďaka DMS riešeniam máte pod kontrolou distribúciu dokumentov a informácií, ako aj ich bezpečné uskladnenie.

 

Aké riešenie je pre vás najlepšie?

Pre niektoré firmy je kritickým bodom masa prijatej a odoslanej pošty, ktorú je potrebné spracovať, pre iných to zase môžu byť vysoké objemy dokladov rôznych typov, či potreba kolaborácie medzi zamestnancami v rôznych kútoch sveta. DMS riešenia vo Swiss Point preto tvoríme na mieru špecifických potrieb každého klienta.

 

Komplexná práca s dokumentami

Rozumieme, že papierovým dokumentom sa úplne vyhnúť nedá a momentálne sú neodmysliteľnou súčasťou fungovania každej firmy. Aj takéto tlačivá však dokážeme pretaviť do digitálnej formy. Vďaka špeciálnej funkcionalite rozpoznávania znakov, dokážeme do systému pridávať aj papierové dokumenty, dokonca aj tie, ktoré sú písané rukou.

 

Kedykoľvek a kdekoľvek

DMS sprístupňuje dokumenty a archívy kedykoľvek a kdekoľvek. Vôbec nezáleží na tom, kde sa nachádzate, takže prenášaniu zakladačov a plných kufrov dokumentov na pracovné cesty už odzvonilo.

 

Organizácia a distribúcia

Nesprávne zaradenie a nevrátenie dokumentov na svoje miesto býva najčastejším pohlcovačom efektivity práce. V rámci našich DMS sa dokumenty nestrácajú a sú vždy k dispozícii do pár sekúnd, dokonca aj pre viacerých pracovníkov naraz.

 

Na mieru

Najlepšie riešenia sú vždy na mieru pretože dokážu zasiahnuť špecifické potreby. Ak uvažujete nad prechod ku moderným DMS systémom, radi vám zostavíme riešenie ušité pre vaše potreby. Zaistiť pre vás môžeme nielen samotný systém na správu dokumentov, ale aj ostatné služby súvisiace s digitalizáciou či archiváciou dokumentov.